Jak moderně prezentovat – 3. Část

V posledním díle článku o moderním prezentování se zaměříme na tipy a triky, které by měli vám pomoci při přednášení samotných prezentací. Předpokládá se tedy, že prezentaci již máte hotovou a nezbývá, než jí úspěšně odprezentovat…

1.       Dostavte se dostatečným předstihem a zkontrolujte, zda technické vybavení funguje správně.

        S ohledem na důležitost prezentace je vhodně se nespoléhat na ostatní a prostory, kde bude vaše přednáška probíhat si prohlédnout předem, abyste věděli, do čeho jdete. Před samotnou přednáškou je vhodné se dostavit s dostatečným předstihem a ujistit se, že máte vše potřebné vybavení s sebou a že vše funguje tak jak má. Dostatečný předstih se vám bude hodit zejména v případě, že narazíte na nějaký problém a čas do zahájení prezentace se neúprosně blíží 

2.       Nepředpokládejte, že vaše prezentace bude fungovat správně na jiném počítači.

Nikdy nespoléhejte na fakt, že vaše prezentace půjde bez problémů spustit na jiném počítači. Pro vaši prezentaci vám může být poskytnut počítač s jinou verzí prezentačního software, nebo dokonce s úplně jiným programem, než na který jste zvyklí. Nejlépe je se samozřejmě domluvit a zeptat v místě, kde budete přednášet, jakou aplikací a jakou konkrétní verzí disponují, popř. zda si můžete přinést notebook svůj. Taktéž využití a zejména různých typů prezentačních pomůcek může být správcem systému zakázána.

3.  Ověřte si, zda rozlišení a poměr stran projektoru je stejný jako rozlišení obrazu na vašem počítači.

        Pokud budete prezentaci pouštět na projektoru s nižším nebo vyšším rozlišením, může se stát, že text bude různě deformován, větší nebo menší než jste předpokládali a hodiny příprav můžou být pryč. Naštěstí to v praxi není tak běžné a většina prezentací si s jiným rozlišením dokáže poradit poměrně snadno. Horší už to bývá u poměru stran, kde zejména obrázky v prezentaci dostávají zabrat. Na obrázcích níže vidíte, jak obrázek zeměkoule vypadá po vytvoření na notebooku s rozlišením 1680x1050 a na obrázku další potom jak stejný snímek vypadá na projektoru s běžným rozlišením 1024x768. To, že zeměkoule není kulatá by asi většině účastníků nevadilo, ale například sponzoři by za deformaci svých log asi rádi nebyly.

4.       Vypněte spořič obrazovky.

Jednou z největších chyb a příčinou možných vtipných situací (pro posluchače, pro vás to bude procházka peklem) je zapomenutí vypnutí spořiče obrazovky. Pokud se vám na obrazovce při delší době nečinnosti začnou prohánět obrázky spoře oděných hvězd typu Britney Spears nebo Brad Pitt sice může přijít někomu vtipné, ale pokud se bude jednat o důležitou prezentaci například před obchodními partnery, není to věc určitě příjemná.

5.       Před prezentací přednášky zkontrolujte všechny barvy na projekčním plátnu.

         Už při tvorbě prezentace je nutné si uvědomit, že jakýkoliv monitor, na kterém budete prezentaci vytvářet má mnohem větší hodnoty jasu a kontrastu než projektory. Vyvarujte se proto použití podobných barev v pozadí a popředí snímku. Nejlépe samozřejmě uděláte, pokud se podíváte na vaší prezentaci přímo v dané místnosti na daném projektoru. Malou pomůckou v případě negativního zobrazení může být zatáhnutí závěsů a zatemnění místnosti na co největší možnou úroveň, samozřejmě s ohledem na komfort posluchačů, kteří si mohou případně psát poznámky a nějaké to světlo přeci jenom potřebují.

Dotazy posluchačů

V této otázce se tábor přednášejících dělí na dvě skupiny: první skupina preferuje dotazy posluchačů rovnou při přednášce, někteří jsou radši, když se dotazy odloží na konec přednášky.

První skupina – některým prezentátorům nevadí, že jim posluchači se svými dotazy téměř skočí do řeči, jsou rádi za každou zpětnou odezvu a mají tak potvrzeno, že posluchači prezentaci poslouchají a co více, dokonce o ní přemýšlí a zabývají se jí. Nevýhodou těchto situací může být fakt, že se prezentace v případě zajímavého dotazu může o dost prodloužit a to zejména pro ty, pro které je daný dotaz irelevantní. Také v případě rozvíření větší diskuze je poměrně složité rozvášněné diskutující zastavit.

Druhá skupina – často se také můžete setkat s prezentujícími, kteří preferují otázky až na konec prezentace. I to má své výhody a nevýhody. Výhodou je to, že prezentace není ničím a nikým přerušována a že po skončení prezentace se můžou ti, kteří nemají žádné dotazy odebrat pryč. Výhodou je také to, že při diskuzích na konci prezentace už většinou nejsme limitování časem a diskuze může probíhat neomezeně dlouho. Nevýhodou je to, že v průběhu prezentace si účastníci mohou dotaz rozmyslet nebo už myslí na to, jak budou doma a radši se nezeptají. Prezentátor pak nemá žádnou zpětnou odezvu, což je určitě škoda.

7.       Snažte se zamezit nevědomým pohybům ukazatelem.

Pokud při vaší prezentaci používáte často myš nebo další prezentační zařízení, používejte jej opravdu pouze k tomu, k čemu jsou určeny a během delšího výkladu s nimi nepracujte nebo se alespoň snažte vyvarovat pohybů s nimi, aby posluchači místo vaší prezentace nesledovali, kam kurzor myši dojede tentokrát.

8.       Prezentaci nečtěte

Jednou z největších chyb, zejména začínajících prezentátorů je časté čtení prezentace. Je to přeci vaše práce, vy byste o ní měli vědět co nejvíce, nejlépe znát zcela zpaměti a v žádném případě jí nečíst. V prezentaci by měli být zobrazeny pouze body, o které se budete v rámci vaší přednášky opírat a které budete vysvětlovat. Kdybyste vaší prezentaci pouze četli, tak tam přeci nemusíte posluchače zvát, ale můžete jim prezentaci poslat. Nezapomeňte, že oni tam jsou kvůli vám a informacím a čekají, že se dozví něco více, než jen to co si přečtou na plátně.

9.       Nepřekračujte naplánovaný čas.

Ke každé alespoň trochu oficiální prezentaci by měl být předem k dispozici časový harmonogram. Nejenom, že je důležitou informací pro posluchače, ale je i vodítkem pro vás, jak dlouho na danou prezentaci máte a na to byste měli myslet už při jejím vytváření. Snažte si prezentaci před oficiálním vystoupením několikrát projít a alespoň jednou nanečisto kompletně odprezentovat, ať víte, jak jste na tom s dodržením časového harmonogramu a prezentaci případně zkraťte nebo prodlužte přidáním zajímavých informací.

10.   Sledujte chování posluchačů.

Jedním z nejlepších zdrojů, vyjadřující kvalitu vaší prezentace je okamžitá zpětná reakce od posluchačů, která bývá často v neverbální formě a je vhodně se na ní při vaší přednášce zaměřit. Posluchače byste měli sledovat ale jako celek, tj. nezaměřujte se pouze na jednoho, často toho nejbližšího, ale sledujte je všechny, skákejte pohledem od jednoho ke druhému. I díky tomu posluchači vědí, že je sledujete a nedovolí si dělat něco jiného (vyřizování emailů, psaní SMS, spaní). Zároveň je ale velkou chybou posluchače nesledovat vůbec a koukat neurčitě do stropu nebo na špičky vašich bot, ať jsou nablýskané sebevíce. Sledujte proto vaše posluchače a z jejich reakcí se dozvíte často o vaší přednášce více, než z případných dotazníků.